1. Chức năng:

- Phòng Tổ chức – Hành chính là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của Trường có chức năng làm tham mưu  giúp Giám đốc  tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn tại Quyết định số 2969/QĐ-BTC ngày 18/11/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính.

- Tham mưu, giúp Giám đốc trong công tác hành chính, tổng hợp, lễ tân;  Quản trị hoạt động chung toàn trường; Mua sắm, tu sửa và quản lí tài sản, thiết bị văn phòng; Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn cơ quan.

- Đảm nhận thông tin hai chiều giữa Ban Giám đốc với các đơn vị trong Trường, giúp Giám đốc chỉ đạo và điều hành công tác chung.  

2. Nhiệm vụ:

A. Trình Giám đốc Trường để trình Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định.

2.1. Đề án Chiến lược phát triển, Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường.

2.2. Đề án thành lập, giải thể các đơn vị thuộc Trường.

2.3. Kế hoạch biên chế, cơ cấu ngạch, đề án tuyển dụng, chuyển ngạch, khen thưởng, kỷ luật CCVC theo phân cấp quản lý của Bộ Tài chính.

2.4. Quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cách chức, điều động, luân chuyển, chính sách cán bộ thuộc diện Bộ Tài chính quản lý.

B. Trình Giám đốc Trường quyết định:

2.5. Xây dựng chiến lược, giải pháp, đề án kế hoạch có liên quan đến tổ chức bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực trung và dài hạn của Trường.

2.6. Kế hoạch tổ chức thực hiện công tác tổ chức cán bộ hàng năm; Các quy chế, quy trình về công tác quản lý cán bộ.

2.7. Giao chỉ tiêu biên chế hàng năm cho các đơn vị thuộc Trường trong phạm vi tổng biên chế được Bộ trưởng Bộ Tài chính giao.

2.8. Phương án tuyển dụng công chức, viên chức (CCVC), quy định tiêu chuẩn hoá CCVC, qui hoạch CCVC, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cách chức, điều động, luân chuyển, chính sách; đánh giá phân loại CCVC theo thẩm quyền.

2.9. Hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra công tác thi đua- khen thưởng; báo cáo, đánh giá sáng kiến; kỷ luật CCVC theo quy định.

2.10. Thực hiện việc quản lý chế độ tiền lương, nâng lương theo định kỳ, xét nâng lương trước thời hạn, thực hiện bảo vệ quyền lợi hợp pháp theo quy định hiện hành của nhà nước về chế độ lao động, bảo hiểm cho CCVC.

2.11. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và hướng dẫn thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan.

2.12. Chủ trì, phối hợp thực hiện công tác kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác tổ chức cán bộ đối với tổ chức, cá nhân thuộc Trường.

2.13. Tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác quản lý hồ sơ CCVC, mã hiệu, số hiệu của CCVC theo quy định.

2.14. Tham mưu, đề xuất cho Giám đốc về công tác quản lý, sử dụng CCVC tại các đơn vị trực thuộc và trực thuộc Trường.

2.15. Tham mưu giúp Ban Giám đốc, soạn thảo các văn bản có tính chất tổng hợp như báo cáo tháng, quý, tổng kết hàng năm, báo cáo hội nghị liên tịch, báo cáo đột xuất.

2.16. Tập hợp thông tin về mọi mặt hoạt động của các bộ phận trong Trường; Xây dựng, theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng; kịp thời phát hiện các khâu ách tắc trong công tác của các đơn vị, đề xuất với lãnh đạo Trường các biện pháp khắc phục.

2.17. Thực hiện tổ chức các cuộc họp, hội nghị cán bộ viên chức cấp Trường hàng tháng, hàng năm, từ khánh tiết đến chuẩn bị nội dung, chương trình, mời và tiếp đón đại biểu.

2.18. Thông báo, soạn thảo và gửi thư điện, thiếp chúc mừng, tặng phẩm hoặc tin chia buồn, … cho các tổ chức và cá nhân có quan hệ với Trường.

2.19. Nhận, phân loại vào sổ lưu các công văn, thư, báo, tài liệu… từ các nơi gửi về, trình Giám đốc và chuyển đến các đơn vị chức năng để thực hiện và theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện. Lưu trữ bản gốc các loại công văn đi và đến của Trường.

2.20. Kiểm tra, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình, thư tín của đơn vị và cá nhân trong Trường trước khi đóng dấu. Chịu trách nhiệm về thể thức của các văn bản và các quy định về thủ tục hành chính trong phạm vi toàn Trường.

2.21. Chuyển công văn, tài liệu, thư tín… của lãnh đạo và các công văn của các đơn vị do lãnh đạo ký gửi ra ngoài trường theo đúng quy định.

2.22. Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật, các loại giấy tờ in sẵn tiêu đề, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ viên chức Trường đi công tác, xác nhận người ngoài đến công tác tại Trường.

2.23. Đóng dấu các văn bằng, chứng chỉ phục vụ đào tạo cho tất cả các hệ và các văn bản hành chính khác.

2.24. Đánh máy, in, sao chụp các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công tác chung của trường.

2.25. Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ĐTBD và các loại văn bản khác thuộc diện lưu trữ của Trường theo quy định của pháp luật.

2.26. Hướng dẫn các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường thực hiện thống nhất các quy định về công tác lưu trữ.

2.27. Quản lý và hướng dẫn việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Thư viện Trường (nếu có).

2.28. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác lễ tân của nhà trường. Chịu trách nhiệm về khánh tiết, trang trí, âm thanh, ánh sáng, phục vụ và đảm bảo mọi điều kiện khác cho các ngày lễ và hội nghị các cấp do Chi bộ và Ban Giám đốc tổ chức.

2.29. Đề xuất, dự trù, thực hiện mua sắm, in ấn tài liệu, giấy tờ các lợi phục vụ công tác ĐTBD; Quản lí và sử dụng tốt các công cụ, dụng cụ, tài liệu, giấy tờ các loại của Trường.

2.30. Tham mưu cho Giám đốc quản trị toàn bộ hoạt động chung của toàn Trường, điều phối hoạt động giữa Trường và các đơn vị.

2.31. Đảm nhận việc giao nhận chìa khoá và quản lí các phòng học của Trường.

2.32. Đảm bảo đầy đủ nước uống cho giảng viên, học viên và phương tiện phục vụ cho các phòng học.

2.33. Quản lí, bảo dưỡng toàn bộ cơ sở hạ tầng bao gồm: đất đai, sân, vườn, cây cảnh, cây xanh, hàng rào, hệ thống giao thông trong Trường, hệ thống cống rãnh, hệ thống cung cấp điện, nước, hệ thống điện thoại trong Trường đảm bảo thông tin thông suốt.

2.34. Quản lí, bảo dưỡng và lập kế hoạch đề xuất các phương án sử dụng, tổ chức sửa chữa nhỏ toàn bộ hệ thống nhà cửa bao gồm: phòng làm việc, phòng học và các công trình công cộng khác; Đảm bảo vệ sinh môi trường.

2.35. Đảm bảo bố trí các phòng học phục vụ kế hoạch ĐTBD của Trường. Chịu trách nhiệm tìm kiếm và đề xuất thuê mướn các địa điểm học tập trong trường hợp cơ sở vật chất của Trường không đáp ứng được.

2.36. Giải quyết và làm thủ tục các công việc liên quan đến nhà đất thuộc phạm vi Trường quản lí.

2.37. Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan, lập kế hoạch xây dựng nghiệm thu các công trình xây dựng mới, công trình sửa chữa, cải tạo lớn, nhận bàn giao và có kế hoạch đưa các công trình đó vào sử dụng có hiệu quả.

2.38. Phối hợp với phòng Tài chính kế toán quản lí, theo dõi hồ sơ nhập và xuất tài sản, thiết bị văn phòng.

2.39. Xây dựng quy chế kiểm tra, quy định sử dụng, bảo quản tài sản, thiết bị văn phòng của cán bộ công chức. Thường xuyên đánh giá chất lượng, giá trị sử dụng các tài sản đó để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa tận dụng hết khả năng công suất, chống hư hỏng, mất mát, lãng phí.

2.40. Khai thác, mua sắm các tài sản do các đơn vị đề nghị được Ban Giám đốc duyệt theo đúng trình tự của pháp luật.

2.41. Tổ chức khám bệnh định kỳ cho cán bộ viên chức hàng năm, quản lý tủ thuốc cơ quan (nếu có).

2.42. Tổ chức kiểm tra và giám sát công tác vệ sinh môi trường trong khu làm việc, giảng đường. Tổ chức tuyên truyền và triển khai các biện pháp phòng và chống dịch bệnh.

2.43. Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện công tác an ninh trật tự, bảo vệ an toàn, chống trộm cắp, gây rối trật tự trong khu vực làm việc và học tập.

2.44. Xây dựng, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế về công tác bảo vệ.

2.45. Tổ chức thường trực cổng ra vào Trường, tuần tra canh gác 24/24h trong ngày, giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công chức, sinh viên và khách đến trường làm việc.

2.46. Tổ chức bảo vệ các phương tiện đi lại cho cán bộ công chức, sinh viên, học viên và khách đến học tập, công tác tại Trường.

2.47. Chủ trì giải quyết các vụ việc liên quan đến công tác bảo vệ tính mạng và tài sản của tập thể và cá nhân trong phạm vi Trường quản lý.

2.48. Đảm nhiệm công tác vệ sinh môi trường các khu nhà làm việc, lớp học, đường xá, sân trường, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, cây xanh, đảm bảo cảnh quan sạch đẹp trong Trường.

2.49. Chịu trách nhiệm quản lý, bảo dưỡng, điều hành các phương tiện theo kế hoạch phục vụ cho học tập, đưa đón giảng viên, cán bộ quản lý và các việc khác của Trường theo kế hoạch đã được thông qua và theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.

2.50. Chủ trì và phối hợp với các đơn vị có liên quan cung cấp và tổ chức các dịch vụ đào tạo, bồi dưỡng và tư vấn theo quy định của Trường.

2.51. Thực hiện công việc khác do Ban Giám đốc phân công.

3 . Quyền hạn.

3.1. Chủ động liên hệ trực tiếp với các đơn vị có liên quan trong và ngoài Trường để cung cấp, trao đổi các thông tin, tài liệu hồ sơ liên quan để phục vụ nhiệm vụ được giao;

3.2. Được quyền yêu cầu trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường (đơn vị) báo cáo và nộp các loại báo cáo đúng thời gian quy định về tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác và các công việc có liên quan để phục vụ công tác tổng hợp và báo cáo thường xuyên tháng, quý, năm cũng như báo cáo thường xuyên, đột xuất khác;

3.3. Có quyền yêu cầu các đơn vị thực hiện nghiêm túc quy trình cải cách thủ tục hành chính và các nội quy, quy chế của Trường; Có quyền từ chối thực hiện xử lý các văn bản của các đơn vị không đúng thể thức quy định;

3.4. Được quyền đề xuất các giải pháp, các sáng kiến trong tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao đảm bảo hiệu quả, chất lượng, tiến độ trong công tác của Phòng và của Trường.

3.5. Được quyền kiểm tra các đơn vị việc chấp hành các nội quy, quy chế của Trường theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

3.6. Được trang cấp tài sản, thiết bị và phương tiện làm việc trong phạm vi định mức tiêu chuẩn của nhà nước và của Trường để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

4. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của viên chức trong Phòng.

4.1. Phòng Tổ chức - Hành chính, có một Trưởng phòng, một số Phó trưởng phòng, một số viên chức (VC) và người lao động. Biên chế của Phòng do Giám đốc quyết định trong chỉ tiêu biên chế Bộ giao hàng năm.

- Lãnh đạo phòng gồm: Trưởng phòng và Phó trưởng phòng (phụ trách 3 mảng công việc của Phòng)

- Các bộ phận (mảng công việc):

+ Công tác nhân sự: Đảm nhiệm toàn bộ công tác về nhân sự, chế độ, chính sách ... liên quan đến CCVC của Trường;

+ Hành chính: Đảm nhiệm công tác tổng hợp, hành chính công, văn thư, lưu trữ, thư viện, lễ tân; công tác mua sắm thường xuyên; Công tác an ninh trật tự, an toàn cơ quan; công tác tạp vụ vệ sinh...;

+ Quản trị: Công tác mua sắm, sửa chữa, quản trị cơ sở vật chất; phục vụ trang thiết bị và nước uống cho các phòng học; Điều phối phương tiện; Công tác phòng cháy, chữa cháy....

Ngoài ra lãnh đạo Phòng còn đan xen, đảm nhận các công việc khác theo yêu cầu nhiệm vụ khi được Trưởng phòng giao.

4.2. Nhiệm vụ của Trưởng phòng.

a. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc toàn bộ công việc của Phòng và quản lý toàn diện viên chức của Phòng.

b. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch của Trường, của Phòng, xây dựng kế hoạch và giao nhiệm vụ cụ thể cho Phó trưởng phòng và viên chức trong Phòng thực hiện. Tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và kế hoạch công tác của  viên chức dưới quyền.

c. Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thực hiện nhiệm vụ của Giám đốc giao về những lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của Phòng. Kịp thời báo cáo Giám đốc quyết định những vấn đề không thuộc thẩm quyền của Trưởng phòng.

d. Được tham gia các cuộc họp giao ban của Ban Giám đốc Trường về các nội dung có liên quan đến công tác tổ chức, hành chính, quản trị; Được tham gia các cuộc họp giao ban của Trường.

đ. Là Phó chủ tịch hoặc Uỷ viên thường trực của các Hội đồng có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Trường.

e. Được thừa lệnh Giám đốc ký các văn bản trong phạm vi thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo sự uỷ quyền của Giám đốc.

g. Thực hiện những công việc khác do Ban Giám đốc phân công.

4.3. Phó trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về những công việc được giao; Được tham gia các cuộc họp giao ban của Trường; Tuân thủ sự phân công, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Trường, Trưởng phòng; Thực hiện nghiêm túc Luật viên chức và các nội quy, quy chế của Trường.

4.4.  Nhiệm vụ của viên chức, thực hiện theo chỉ đạo, phân công công việc của lãnh đạo phòng trên nguyên tắc vị trí việc làm được cụ thể hoá tại các quyết định hoặc phân công cụ thể của Phòng; Tuân thủ sự phân công, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Trường, lãnh đạo Phòng; Thực hiện nghiêm túc Luật viên chức và các nội quy, quy chế của Trường.